परिचय

कार्यालय प्रक्रियाओं में नोटिंग (Noting) एवं ड्राफ्टिंग (Drafting) अत्यंत महत्वपूर्ण चरण हैं। ये प्रक्रिया न केवल सूचना के सटीक संप्रेषण (communication) के लिए आवश्यक हैं, बल्कि प्रशासनिक कार्यों की दक्षता एवं पारदर्शिता के लिए भी आवश्यक हैं। इस अध्या में हम नोटिंग एवं ड्राफ्टिंग की परिभाषा, उद्देश्य, प्रकार, नियम, और इनके प्रयोग का व्यापक अध्ययन करेंगे ताकि प्रतियोगी परीक्षाओं में इस विषय की सम्पूर्ण समझ विकसित हो सके।

नोटिंग की परिभाषा एवं उद्देश्य

नोटिंग का प्राथमिक उद्देश्य कार्यालयीन कार्यों में स्पष्ट संदर्भ एवं मार्गदर्शन प्रदान करना है। यह अधिकारी को निर्णय लेने, निर्देश देने या संबंधित कार्रवाई के लिए आवश्यक सूचना संक्षेप में प्रदान करता है।

नोटिंग के प्रकार मुख्यतः निम्नलिखित हैं:

• निर्देशात्मक नोटिंग: जिसमें अधिकारी स्पष्ट आदेश या निर्देश देता है।
• तथ्यात्मक नोटिंग: जिसमें किसी स्थिति के तथ्य या अवलोकन संक्षेप में लिखे जाते हैं।
• समीक्षा नोटिंग: जिसमें प्रगति या कार्य की समीक्षा संक्षेपित की जाती है।

graph TD    A[नोटिंग प्रक्रिया प्रारंभ] --> B{सूचना प्राप्ति}    B --> C[स्थिति का अवलोकन]    C --> D[सारांश लेखन]    D --> E{निर्णय अथवा निर्देश}    E --> F[कार्रवाई हेतु आदेश]    E --> G[संदर्भ के लिए अभिलेख]

लेखन के नियम

• नोटिंग संक्षिप्त, स्पष्ट एवं तार्किक होनी चाहिए।
• औपचारिक भाषा का उपयोग आवश्यक है।
• परस्पर असंबंधित विषयों को अलग नोट्स में संक्षिप्त किया जाना चाहिए।
• भाषायी त्रुटियों से बचें, सुझावात्मक एवं अनुमानित शब्दों का प्रयोग सीमित रखें।

ड्राफ्टिंग की परिभाषा एवं महत्त्व

ड्राफ्टिंग का महत्त्व इस बात में है कि यह सूचना को उचित रूप में रचनात्मक और व्यवस्थित तरीके से प्रस्तुत करता है, जिससे उसका प्रभावी संचार संभव हो पाता है। गलत ड्राफ्टिंग से सूचना का अर्थ स्पष्ट नहीं रह पाता, जो प्रशासनिक कार्यों में बाधा उत्पन्न कर सकता है।

ड्राफ्टिंग में तीन मुख्य भाग होते हैं:

1. शीर्षक एवं संबोधन: प्रेषक एवं प्राप्तकर्ता का नाम, पद, तथा तारीख शामिल होती है।
2. मुख्य विषय-वस्तु: संदेश या आदेश स्पष्ट, संक्षिप्त एवं व्यवस्थित रूप में लिखा जाता है।
3. समापन एवं हस्ताक्षर: सम्मानसूचक वाक्य, प्रेषक के नाम तथा पद का उल्लेख होता है।

प्रशासकीय लेखन की प्राथमिकताएँ

• स्पष्टता (Clarity): लेखन में भ्रामक या अस्पष्ट शब्दों से बचें। हर जानकारी भलीभांति व समझाने योग्य हो।
• संक्षिप्तता (Brevity): बिना महत्वपूर्ण जानकारी छोड़े संक्षिप्त वाक्यों का प्रयोग आवश्यक है। अनावश्यक विवरण से बचना चाहिए।
• विनम्रता एवं शिष्टाचार (Politeness & Formality): कार्यालयीन भाषा में सदैव सम्मानजनक और औपचारिक शब्दावली आवश्यक है।
• त्रुटि रहित लेखन: व्याकरण, वर्तनी और घटनाक्रम को ध्यान में रखते हुए त्रुटिरहित लेखन आवश्यक है।

कार्यप्रणाली एवं उदाहरण